Privacy Policy

Identity and Contact Details of the Controller

OctoNova GmbH
Kleinfeldweg 54
69190 Walldorf
Email: info@octonova.ai

Represented by:
Felix Fischer

Categories of Personal Data

In our business contacts with you, we process the following categories of your personal data:

  • Names
  • Business contact information (such as business email, phone number, address)
  • Communication metadata (such as time of communication, IP addresses)

If you visit our website, we may also process so-called server log data, which includes:

  • The IP address from which you access our website
  • The date and time of access
  • The website from which you accessed our website
  • The pages you view on our website
  • The website you visit after leaving our website

These data are retained to strengthen the security of our website and improve our services. However, they are never used to identify you personally or track your online behavior outside of our website.

Purposes and Legal Basis for Processing

We process your personal data for the following purposes:

  • Managing business relationships and communications
  • Customer relationship management
  • Project collaboration
  • Regulatory compliance
  • Marketing activities
  • Sales processes
  • Security and usability of our website

Legal Basis for Processing:

  • For interested parties receiving marketing communications: Consent (Art. 6(1)(a) GDPR)
  • For business contacts: Legitimate interest in maintaining business relationships and providing information about our products and services (Art. 6(1)(f) GDPR)
  • For customers and contractors: Performance of a contract or pre-contractual measures (Art. 6(1)(b) GDPR)
  • For communications with authorities: Compliance with legal obligations (Art. 6(1)(c) GDPR)

Legitimate Interests

Where we process data based on legitimate interests, these include:

  • Establishing and maintaining business relationships
  • Professional communication
  • Business development
  • Project coordination
  • Marketing of our products and services

Recipients of Personal Data

Within our company, only employees who need access to your data to perform their tasks will have access.

Transmission of Data to Third Countries:

To support our business operations, we use Microsoft 365 cloud services, provided by Microsoft Corporation (USA). Microsoft is registered under the Data Privacy Framework, ensuring a data protection level comparable to GDPR.

Data Retention

The retention period for data varies depending on its processing purpose. Generally, we retain data as long as at least one legal basis applies.

For data processing based on legitimate interest (e.g., public contact information for marketing), we will review at least once a year whether our interest still outweighs the right to data protection and privacy.

Your Rights as a Data Subject

You have the following rights regarding your personal data:

  • Right to access (Art. 15 GDPR)
  • Right to rectification (Art. 16 GDPR)
  • Right to erasure (Art. 17 GDPR)
  • Right to restriction of processing (Art. 18 GDPR)
  • Right to data portability (Art. 20 GDPR)
  • Right to object (Art. 21 GDPR)

Special Note on the Right to Object:

If we process your personal data based on legitimate interests, you can object at any time for reasons arising from your particular situation. We will then determine whether your stated reasons outweigh our legitimate interests and act accordingly.

If our processing is based solely on consent, your objection will be treated as a withdrawal of consent, and we will remove your data from our systems.

To exercise your rights, please contact us at the address provided in the identity and contact details section.

Sources of Personal Data

We may collect personal data from:

  • Direct communication with you
  • Business cards
  • Public professional directories
  • Company websites
  • Trade shows and business events
  • Professional referrals

We make every effort to provide this data privacy policy as early as possible. If we have not obtained your data directly from you, we will offer an opportunity to inspect this policy at the latest during our first contact with you.

Automated Decision Making

We do not use automated decision-making or profiling in our business contact processing.

Data Protection Measures

We implement appropriate technical and organizational measures to protect your personal data.

Updates to this Privacy Policy

We reserve the right to update this privacy policy as our processing practices evolve or legal requirements change. Significant changes will be communicated via this webpage and other appropriate channels.

Complaints

If you believe that our processing of your personal data violates GDPR, you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
Telephone: 0711/61 55 41 – 0
Email: poststelle@lfdi.bwl.de

Datenschutzerklärung

Identität und Kontaktdaten des Verantwortlichen

OctoNova GmbH
Kleinfeldweg 54
69190 Walldorf
E-Mail: info@octonova.ai

Vertreten durch:
Felix Fischer

Kategorien personenbezogener Daten

Im Rahmen unserer geschäftlichen Kontakte mit Ihnen verarbeiten wir folgende Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Namen
  • Geschäftliche Kontaktdaten (z. B. geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift)
  • Metadaten der Kommunikation (z. B. Zeitpunkt der Kommunikation, IP-Adressen)

Wenn Sie unsere Website besuchen, können wir außerdem sogenannte Server-Log-Daten verarbeiten, die Folgendes beinhalten:

  • Die IP-Adresse, von der aus Sie auf unsere Website zugreifen
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • Die Website, von der aus Sie unsere Website aufgerufen haben
  • Die Seiten, die Sie auf unserer Website ansehen
  • Die Website, die Sie nach dem Verlassen unserer Website besuchen

Diese Daten werden gespeichert, um die Sicherheit unserer Website zu verbessern und unsere Dienstleistungen zu optimieren. Sie werden jedoch niemals dazu verwendet, Sie persönlich zu identifizieren oder Ihr Online-Verhalten außerhalb unserer Website nachzuverfolgen.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

  • Verwaltung von Geschäftsbeziehungen und Kommunikation
  • Kundenbeziehungsmanagement
  • Zusammenarbeit bei Projekten
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
  • Marketingaktivitäten
  • Vertriebsprozesse
  • Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit unserer Website

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung:

  • Für interessierte Personen, die Marketingkommunikation erhalten möchten: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
  • Für Geschäftskontakte: Berechtigtes Interesse an der Pflege von Geschäftsbeziehungen und der Bereitstellung von Informationen über unsere Produkte und Dienstleistungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
  • Für Kunden und Auftragnehmer: Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
  • Für die Kommunikation mit Behörden: Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Berechtigte Interessen

Wenn wir Daten auf Basis berechtigter Interessen verarbeiten, umfassen diese:

  • Aufbau und Pflege von Geschäftsbeziehungen
  • Professionelle Kommunikation
  • Geschäftsentwicklung
  • Projektkoordination
  • Vermarktung unserer Produkte und Dienstleistungen

Empfänger personenbezogener Daten

Innerhalb unseres Unternehmens haben nur diejenigen Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Übermittlung von Daten in Drittländer:

Zur Unterstützung unserer Geschäftstätigkeiten nutzen wir Microsoft 365 Cloud-Dienste, bereitgestellt von Microsoft Corporation (USA). Microsoft ist unter dem Data Privacy Framework registriert, was ein mit der DSGVO vergleichbares Datenschutzniveau gewährleistet.

Speicherdauer

Die Speicherdauer der verarbeiteten Daten variiert je nach Verarbeitungszweck. Grundsätzlich speichern wir Ihre Daten, solange mindestens eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht.

Bei einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (z. B. öffentliche Kontaktdaten für Marketingzwecke) überprüfen wir mindestens einmal jährlich, ob unser Interesse weiterhin das Recht auf Datenschutz und Privatsphäre der betroffenen Person überwiegt.

Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Besonderer Hinweis zum Widerspruchsrecht:

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Wir prüfen dann, ob Ihre angegebenen Gründe unser berechtigtes Interesse überwiegen, und handeln entsprechend.

Falls unsere Verarbeitung ausschließlich auf Einwilligung beruht, wird Ihr Widerspruch als Widerruf der Einwilligung behandelt, und wir löschen Ihre Daten aus unseren Systemen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die oben angegebenen Kontaktdaten.

Quellen personenbezogener Daten

Wir können personenbezogene Daten aus folgenden Quellen erheben:

  • Direkte Kommunikation mit Ihnen
  • Visitenkarten
  • Öffentliche berufsbezogene Verzeichnisse
  • Unternehmenswebsites
  • Messen und Geschäftsevents
  • Berufliche Empfehlungen

Wir bemühen uns, Ihnen diese Datenschutzerklärung so früh wie möglich bereitzustellen. Falls wir Ihre Daten nicht direkt von Ihnen erhalten haben, geben wir Ihnen spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme Gelegenheit, diese Erklärung einzusehen.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir verwenden keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling in der Verarbeitung unserer Geschäftskontakte.

Datenschutzmaßnahmen

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen.

Updates to this Privacy Policy

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren, wenn sich unsere Verarbeitungspraktiken ändern oder rechtliche Anforderungen dies erfordern. Wesentliche Änderungen werden über diese Webseite und gegebenenfalls über andere Kanäle mitgeteilt.

Complaints

Wenn Sie der Ansicht sind, dass unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
Telefon: 0711/61 55 41 – 0
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

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